Propiedad Horizontal
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Como persona jurídica de carácter civil, la propiedad horizontal puede vincular empleados con contrato de trabajo, lo que hace que esta se deba someter a la normatividad laboral y cumplir todas las obligaciones propias de un empleador, dentro de ellas, la elaboración y ejecución de un modelo de SG-SST dentro de la propiedad horizontal, en los casos en los que la ley lo exige.
Sin importar si es residencial, comercial o mixta, las propiedades horizontales deben implementar este sistema y cumplir con los estándares mínimos del mismo. En la administración de la propiedad horizontal, se suele pensar que al emplear a través de contratistas no se requiere de un SG-SST, sin embargo, es un requisito que se debe cumplir independientemente de la forma de contratación.
El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo se enfoca en la prevención de los riesgos laborales y el mejoramiento de las condiciones de trabajo para evitar accidentes y enfermedades laborales.
La resolución 0312 de 2019 es la que establece los estándares mínimos del SG-SST para las personas naturales y jurídicas, determinando las normas, procedimientos y requisitos que se deben cumplir. Las propiedades horizontales que tengan diez o menos trabajadores clasificadas con riesgo I, II, III deben cumplir con:
• Asignación de una persona que diseñe el Sistema de Gestión de SST. Esta debe contar con una licencia vigente en SST.
• Afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral.
• Elaborar y ejecutar un plan de capacitación en SST.
• Desarrollar un plan anual de trabajo.
• Realizar evaluaciones médicas ocupacionales.
• Identificación de los peligros y evaluación y valoración de los riesgos.
• Ejecutar medidas de prevención y control de los peligros y riesgos identificados.
Estos se deben cumplir a cabalidad, debido a que el Ministerio de Trabajo es el encargado de verificar el cumplimiento. Por ende, los requisitos mencionados deben ser documentados para su oportuna comprobación.
Por otro lado, las empresas administradoras de propiedad horizontal con 11 a 50 trabajadores deben velar, además de lo mencionado anteriormente, por:
• Asignar recursos económicos para desarrollar acciones de promoción de la salud y prevención de riesgos laborales.
• Conformar y poner en funcionamientos el COPASST, el Comité de Convivencia Laboral.
• Elaborar y divulgar la política de SST.
• Crear un plan y una brigada de prevención y respuesta ante emergencias.
• Hacer mantenimiento periódico de la maquinaría, instalaciones, equipos y herramientas. Y, en el caso que sea necesario, entregar y capacitar sobre los Elementos de Protección Personal.
El SG-SST debe cubrir a todos los empleados, desde los independientes, los contratistas de mantenimiento, vigilancia, aseo, fumigación, jardinería, limpieza de fachadas, servicios contables, hasta el administrador.
Por otro lado, el plan de emergencias debe velar, no solo por el cuidado de los empleados, sino de todos los propietarios, residentes y visitantes, por lo que se debe tener en cuenta la señalización para los conjuntos residenciales e inmuebles comerciales, los implementos necesarios para dar respuesta –equipos contra incendios y de primeros auxilios–, entre otros.
No cumplir con la implementación de los requisitos mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo acarrea una multa que puede ir desde 1 a 500 SMMLV dependiendo de los activos que tenga la propiedad, del número de trabajadores y de la gravedad de la infracción.
En este sentido, para evitar sanciones, es importante que cuente con los profesionales especialistas en administración de propiedad horizontal que le garanticen una adecuada implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Somos una Firma compuesta por Contadores, Administradores, Ingenieros y abogados, especializada en brindar asesoría jurídica, Contable, Tributaría a todo tipo de Propiedades adscritas al Régimen de Propiedad Horizontal. Ofrecemos a nuestros clientes un acompañamiento....
El consultor jurídico, Contable o Administrativo es aquel profesional que posee conocimientos especializados en estos temas. Por otra parte, se encarga de prestar sus servicios a personas y copropiedades que requieran de una asesoría sobre algún tema especial, esta persona puede ser natural o jurídica. El consultor estará facultado para asesorar, orientar, y representar ante cualquier órgano, ya sea, administrativo o jurisdiccional, a quien lo requiera.
En este orden de ideas, existen diferentes áreas relacionadas con la Administración de Copropiedades en la que se puede especializar un consultor.
Por qué es importante tener un consultor en la Copropiedad?
Para entender la importancia de una Consultoría es necesario, en primer lugar, realizar una definición de esta figura; esta consiste en la oportunidad para realizar un encuentro entre el Consultor y el cliente, con el fin, de brindarle al usuario un asesoramiento y de esta manera, dar solución a todos aquellos temas relacionados con la aplicación de normativas, leyes y reglamentos en la materia consultada sin importar la rama que abarque la consulta.
Ahora bien, ¿Qué importancia tiene contar con el asesoramiento de un Consultor?; Es fundamental contar con un Consultor ante cualquier eventualidad que se presente relacionada con asuntos varios, ya que, es este profesional quien representará, orientará y asesorará a la persona interesada en el trámite a realizar.
La importancia de contar con este profesional en el momento de resolver un problema legal, o en la toma de decisiones, consiste en que, es esta persona la encargada de brindar asesoramiento y orientación sobre los asuntos a la persona o copropiedad implicada, y tendrá a su cargo la protección de los derechos de la parte implicada.
La contratación es uno de los temas de mayor relevancia en la propiedad horizontal y a su vez uno de los que más presenta problemas, especialmente porque muchas veces se tiene más en cuenta el valor que se va a cancelar por los servicios, que las calidades y las condiciones en que se contrata al personal que presta los servicios en la copropiedad.
Recomendamos a nuestros Administradores:
1. Elaborar un manual de contratación y preséntarlo para la aprobación en el Consejo de Administración, que es el organismo que tiene a facultad de crear sus propios reglamentos internos. Con esto, usted tendrá claras las etapas y procesos que debe seguir como administrador a la hora de contratar, y en especial limita las recomendaciones o imposiciones que quieran hacer los miembros del consejo respecto a la escogencia del contratista.
2. Defina el alcance del contrato antes de salir a buscar proveedor. En muchas ocasiones la copropiedad requiere contratar a un proveedor, pero no tiene claro qué es lo que se debe cotizar, y en muchos casos el administrador termina definiendo técnicamente qué se debe hacer, lo cual es un error si no está dentro de sus competencias.
3. Revise su capacidad de contratación en el reglamento. Primero, determine hasta qué suma de dinero puede contratar. Lo que supere esa cuantía debe someterse a aprobación del Consejo de Administración.
4. Busque en el mercado mínimo tres cotizaciones con empresas relacionadas con el objeto de la contratación.
5. Compruebe la idoneidad de la empresa que va a contratar (certificados y referencias).
6. Verifique la capacidad jurídica de los representantes del proveedor. A veces se hacen negocios con personas que ni siquiera aparecen en el certificado de existencia y representación legal.
7. Establezca un cuadro comparativo que permita analizar no solo el valor de la propuesta, sino las calidades del contratista, su experiencia en el mercado, la calidad de sus materiales.
8. Defina la forma jurídica de vincular al proveedor. Escoger el tipo de contrato que se va a firmar con el proveedor es determinante a la hora de exigir el cumplimiento del objeto contratado o las garantías respectivas.
9. Exija pólizas de seguros que amparen los riesgos relacionados con el contrato. Entre otras, solicite póliza de cumplimiento, prestaciones sociales, anticipo, estabilidad de la obra.
10. Si es posible económicamente, contrate un interventor, quien será la persona que representará técnicamente a la copropiedad.
11. No reciba dádivas, invitaciones o regalos de los proveedores.
12. No celebre contratos por más de un año. Recuerde que cada año la asamblea general de copropietarios aprueba el presupuesto, el cual está directamente relacionado con el gasto y los compromisos contractuales adquiridos. Si el contrato es mayor a un año, valídelo en la Asamblea General Ordinaria.
Obligaciones laborales de la propiedad horizontal
La propiedad horizontal requiere de trabajadores para poder funcionar lo que implica tener algunas obligaciones laborales.
Contratación laboral
En algunos casos los trabajadores de la propiedad horizontal deben ser vinculados mediante un contrato de trabajo.
Contrato de trabajo. Sus tipos, clases y formas
La necesidad de un contrato de trabajo surge de la naturaleza de las actividades que tendrá que desempeñar la persona dentro de la propiedad horizontal. Por ejemplo, si el conjunto requiere una secretaria o una recepcionista, que debe cumplir un horario y unas funciones precisas, la naturaleza de dichas actividades exige que su vinculación se haga mediante un contrato de trabajo.
Y ello aplica también para el administrador cuando el conjunto exige tiempo completo, y exige el cumplimiento permanente de ordenes e instrucciones. Obligaciones laborales a cargo de la propiedad horizontal.
La propiedad horizontal que vincule trabajadores mediante un contrato de trabajo, debe pagar todos los conceptos propios de una relación laboral, como son las prestaciones sociales, aportes a seguridad social y aportes parafiscales.
La propiedad horizontal por el hecho de ser una persona jurídica de naturaleza civil y sin ánimo de lucro, no tiene tratamiento especial frente a las normas laborales, así que debe garantizar plenamente los derechos del trabajador.
Propiedad horizontal no está exonerada del pago de aportes parafiscales y seguridad social.
Según el artículo 19-5 del estatuto tributario las propiedades horizontales que destinen sus bienes o áreas comunes para la explotación comercial o industrial pertenecen al régimen ordinario del impuesto a la renta exceptuando a las de uso residencial, y en ese sentido se podría afirmar que por pertenecer al régimen ordinario en el impuesto a la renta, están cobijadas por la exoneración de los aportes parafiscales según el artículo 114-1 del estatuto tributario.
Exoneración de aportes parafiscales y seguridad social
No obstante, por vía reglamentaria el gobierno privó a estas entidades de la exoneración del pago de los aportes parafiscales.
Así lo dispone el artículo 1.2.1.5.4.9 del decreto 1625 de 2016:
«Aportes parafiscales. La exoneración de aportes parafiscales a favor del Servicio Nacional de Aprendizaje (Sena), del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y las cotizaciones del régimen contributivo de salud, establecidas en el artículo 114-1 del Estatuto Tributario no resultan aplicables a los contribuyentes de que tratan los artículos 19, 19-4 y 19-5 del Estatuto Tributario y 1.2.1.5.1.2. y 1.2.1.5.2.1. y 1.2.1.5.3.1. de este decreto, ni a las cajas de compensación señaladas en el artículo 19-2 del Estatuto Tributario.»
El decreto está señalando claramente que la exoneración de aportes parafiscales NO aplica para los contribuyentes de que trata el artículo 19-5 del estatuto tributario, y este se refiere precisamente a las propiedades horizontales.
Contrato de servicios
La contratación por servicios en la propiedad horizontal se hace viable en aquellos conjuntos que por su tamaño no requiere personal de tiempo completo, donde el administrador necesita ir apneas unas horas el día en cualquier día. Este tipo de actividades se ajustan perfectamente a una relación civil.
Igual sucede con el contador o revisor fiscal, quienes por regla general se contratan por servicios debido a que no requieren estar presentes en cuerpo y alma todo el tiempo en la propiedad horizontal.
En conjuntos grandes, especialmente en los grandes centros comerciales, seguramente el contrato de servicios no sea el indicado para vincular al contador público, especialmente si se exige cumplimiento de horario estricto, y se exige la permanencia a tiempo completo en las instalaciones del conjunto.
La figura que se utiliza dependerá de la naturaleza de cada actividad a contratar, y del tipo de conjunto. Lo importante es que no se desdibuje la figura del contrato de servicios, y que no se trate al contratista como un empleado obligándolo a cumplir horarios, órdenes, pasarle memorandos, disciplinarlo, etc.
Intermediación laboral en la propiedad horizontal.
La propiedad horizontal suele contratar personal con empresas de servicios temporales y con las cooperativas de trabajo asociado, y de no hacerse correctamente, se puede caer en una práctica ilegal de intermediación laboral.
Outsourcing o tercerización laboral
El riesgo está principalmente en la contratación con empresas de servicios temporales, toda vez que como su nombre lo indica, esa contratación debe ser temporal no pudiendo ser superior a 12 meses, pero es normal encontrar a un conjunto que lleva años con el mismo jardinero contratado por intermedio de una empresa de servicios temporale
s. Empresas de servicios temporales. Cuando contratar con ellas
Cuando se hace intermediación laboral ilegal, la propiedad horizontal se convierte en responsable solidaria por las obligaciones laborales que el intermediario quede adeudando a los trabajadores, y en algunos casos puede convertirse en empleadora directa de los trabajadores que le prestaron sus servicios.
Contrato de trabajo realidad. Requisitos para declararlo
Respecto a los vigilantes, estos siempre se deben vincular por intermedio de una empresa de vigilancia privada autorizada por la superintendencia de vigilancia privada, y con ellos no hay problema, pero si se contrata la vigilancia con una empresa no autorizada tendrá que responder por las obligaciones laborales no cumplidas por el contratista. Solidaridad de la propiedad horizontal con las obligaciones laborales de sus contratistas.
Señalábamos que en algunos casos la propiedad horizontal puede ser responsable solidaria por las obligaciones laborales de sus contratistas.
Esto sucede cuando la propiedad horizontal contrata personal por intermedio de un tercero, que puede ser una empresa de servicios temporales, una cooperativa de trabajo asociado, la misma empresa de vigilancia, y contratistas independientes para la realización de obras y mantenimiento, y esa contratación no se hace de acuerdo a la ley.
Cooperativas de trabajo asociado
Es importante precisar cuándo y hasta donde llega esa solidaridad, para lo que resulta oportuno lo señalado por la sala laboral de la Corte suprema de justicia en sentencia 38651 del 5 de febrero de 2014, con ponencia del magistrado Gustavo Hernando López:
«En efecto, el objeto de una Terminal de Transporte y su constitución como propiedad horizontal, no se enfoca a aquellas actividades de limpieza, pintura y desmanchado de sus propias instalaciones, que fueron las que se realizaron a través del contratista independiente, sino que su propósito está básicamente dirigido a administrar una copropiedad a la que se le dado un carácter público destinada al beneficio de la comunidad, como claramente se indica en el respectivo Reglamento que obra a folios 27277 a 308 del expediente.
En las anteriores circunstancias, si el objeto social del Edificio Terminal de Transportes de Ibagué, no está relacionado con el giro o la actividad del contratista que ya se dejó descrita con precedencia, y tampoco emerge alguna afinidad entre ellas, la solidaridad que contempla el artículo 34 del Código Sustantivo del Trabajo no puede deducirse en el sub judice, pues el hecho de que la propiedad horizontal deba hacer reparaciones y mantenimiento al edificio, así como cuidar la conservación del mismo, esa sola circunstancia no puede conducir a que se derive la supuesta afinidad que dedujo en forma equivocada el sentenciador de alzada entre las labores que desarrolla el contratante y las que ejecuta el contratista, pues para que esa solidaridad se configure, no basta simplemente que con la actividad desarrollada por el contratista independiente se cubra una necesidad propia del beneficiario, como aquí sucede, sino que se requiere que ella constituya una función normalmente desarrollada por él, directamente vinculada con la ordinaria explotación de su objeto económico.»
La solidaridad que se puede aplicar en virtud del artículo 34 del código sustantivo del trabajo, predica respecto a las actividades propias del objeto social de la propiedad horizontal, de manera que no procede cuando se trata de actividades ocasionales y no relacionadas con su objeto social, como lo señala expresamente la sentencia al referir actividades como mantenimiento, pinturas, reparaciones, etc.
Es normal que una propiedad horizontal contrate a un tercero para que haga mantenimientos a las zonas comunes, o para que realice alguna obra puntual, actividades que no generan solidaridad laboral de la propiedad horizontal.
Distinto es el caso cuando se trata actividades propias del objeto social de la propiedad horizontal, como es la contratación del administrador, que sí hace parte de la naturaleza de la propiedad horizontal.
Adicional a lo anterior, se repite que, si la propiedad horizontal realiza intermediación laboral ilegal, la consecuencia será el surgimiento de la responsabilidad solidaria, como en el ejemplo ya propuesto de contratar a un jardinero que también llaman todero, que es una persona de planta, de tiempo completo, pero aún así lo vinculan permanentemente con empresas de servicios temporales, lo que es irregular generando la responsabilidad solidaria.
Responsabilidad solidaria de los copropietarios.
La persona jurídica surgida de la constitución de la propiedad horizontal es diferente a los copropietarios que la conforman.
Propiedad horizontal en Colombia
La propiedad horizontal está conformada por todos los propietarios de bies privados afectos al régimen de propiedad horizontal, pero ello no implica que los copropietarios sean responsables solidarios de las obligaciones que asume la propiedad horizontal como persona jurídica con vida propia. En el caso de las sociedades comerciales o empresas, eventualmente los socios pueden ser responsables solidarios con algunas deudas u obligaciones de la sociedad, pero ese no es el caso de la propiedad horizontal.
Así lo dejó claro la sala laboral de la Corte suprema de justicia en sentencia 38887 del 24 de mayo de 2011 con ponencia del magistrado Jorge Mauricio Burgos:
«En últimas, no está demás advertir que el artículo 36 del CST, del cual, la censura, pretende derivar la solidaridad que reclama insistentemente con el presente recurso, no era aplicable en el sublite, pues esta disposición regula la solidaridad de los miembros de las sociedades de personas, como también de los condueños o comuneros de una misma empresa entre sí; y la persona jurídica de la propiedad horizontal tiene su propia naturaleza, distinta a la de una empresa y a la de sociedad de personas, cuyas relaciones jurídicas para con sus miembros y entre estos están íntegramente reguladas en el régimen de esta forma especial de propiedad: Leyes 182 de 1948, 16 de 1985, 428 de 1998, 675 de 2001 (sentencia C-488 de 2002), que dicho sea de paso no prevé solidaridad entre los propietarios y la persona jurídica que constituye el edificio respecto de las obligaciones laborales que este contraiga.»
Lo anterior no significa que los copropietarios no tengan que asumir la consecuencia económica derivada de la responsabilidad jurídica de la propiedad horizontal, pues las deudas que esta tiene, sólo pueden ser pagadas con las cuotas ordinarias o extraordinarias que deben pagar los copropietarios.
Si el conjunto residencial en virtud de la responsabilidad solidaria debe asumir el pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones de un trabajador, la obligación sólo puede ser satisfecha si los copropietarios pagan cuotas extraordinarias en caso que el fondo de imprevistos sea insuficiente, de manera que si bien jurídicamente los copropietarios no son responsables solidarios, si lo son económicamente.
La ausencia de la responsabilidad solidaria de los copropietarios tiene sentido en que no pueden ser demandados por una obligación incumplida de la propiedad horizontal, pero si los copropietarios quieren que la propiedad horizontal sobreviva, que no ese extinga, deben pagar las deudas en que esta adquiera.
¿Quién contrata y quien despide en la propiedad horizontal?
Sucede que en la propiedad horizontal hay tres órganos administrativos, y en ocasiones hay tal desorden que todos mandan, y cuando uno dice una cosa el otro hace otra y ahí llegan los problemas.
Esos órganos administrativos son:
Asamblea general de propietarios.
Consejo de administración.
Administrador
Y a veces hasta el revisor fiscal manda, o el señor que más tiene apartamentos en el conjunto, o el que cree que no saben quién es él.
Respecto a la contratación no hay mayor problema, pues contratar a un trabajador no genera ninguna consecuencia legal, excepto la obligación de pagar a lo que se haya obligado, así que desde el punto de vista laboral no importa quien contrate a quién.
El problema es cuando hay un despido, pues ese despido sí puede generar una consecuencia jurídica relevante si ha sido ilegal o injusto, así que ahí llegan los conflictos. Indemnización por despido sin justa causa
La representación legal la lleva el administrador, así que este es quien debe firmar cualquier contrato, pero el administrador está sujeto a la autoridad del consejo de administración, y este a la autoridad de la asamblea general, en fin, cualquier de esos órganos puede ordenar la contratación o el despido de un trabajador, lo que al final no interesa, pues todo se reducirá a una discusión interna que no afecta en nada la consecuencia jurídica de un despido.
Así se desprende de lo dicho por la sala laboral de la Corte suprema de justicia en sentencia 40462 del 6 de marzo de 2012 con ponencia del magistrado Rigoberto Echeverri Bueno: «La pretensión de reintegro está fincada, según el recurrente, en las disposiciones propias del régimen de propiedad horizontal, más concretamente en la Ley 675 de 2001, según la cual, dice la censura, la facultad para remover al administrador solo recae en la asamblea general y no en el consejo de administración que, en este caso, fue el que procedió a realizar el despido del actor.
No obstante, las normas invocadas por la censura no son las llamadas a regular la situación planteada, en lo que respecta exclusivamente al contrato de trabajo, pues, para estos efectos, la normatividad aplicable es la contenida en el Código Sustantivo del Trabajo, independientemente de lo que digan los estatutos sobre los órganos facultados o no para remover a los administradores y los efectos que dichas decisiones tengan al interior de la entidad sin ánimo de lucro que constituye la propiedad horizontal. Ya en el plano del empleador frente a su trabajador, dispone la codificación mencionada, en el artículo 32, lo siguiente:
“Representantes del patrono. Son representantes del patrono, y como tales lo obligan frente a sus trabajadores, además de quienes tienen ese carácter según la ley, la convención o el reglamento de trabajo, las siguientes personas:
“a) Las que ejerzan funciones de dirección o administración tales como directores, gerentes, administradores, síndicos o liquidadores, mayordomos y capitanes de barco, y quienes ejercitan actos de representación con la aquiescencia expresa o tácita del patrono, y
“b) Los intermediarios.”.
El consejo de administración claramente participa de las cualidades previstas en el literal a) de la norma transcrita, por lo que para todos los efectos del contrato de trabajo, la determinación tomada por éste obligaba a la copropiedad frente a su trabajador, constituyendo su aparente falta de competencia estatutaria o legal para tomar una decisión de tal naturaleza, como el despido del administrador, apenas una situación que debe ser ponderada al interior de la persona jurídica.»
En definitiva, cualquiera de los tres tiene la facultad de obligar a la propiedad horizontal, así que las decisiones que tomen los tres comprometen a la propiedad horizontal, independientemente de se uno de ellos no era competente para tomar esa decisión en específico de acuerdo a la ley 675 o al reglamento de propiedad horizontal, y en caso de haberse tomado una decisión sin estar facultado, es un asunto interno que deben resolver las partes interesadas en otras instancias, sin afectar en nada el curso de los procesos laborales o civiles derivados de la contratación de personal.
El Reglamento de Propiedad Horizontal es el Estatuto que regula los derechos y obligaciones específicas de los copropietarios de un edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal.
La propiedad horizontal se constituye mediante escritura pública la cual debe ser registrada en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. Realizada esta inscripción, surge la persona jurídica correspondiente.
La escritura pública que contiene el reglamento de propiedad horizontal deberá incluir como mínimo:
- El nombre e identificación del o los propietarios.
- El nombre distintivo del edificio o conjunto.
- La determinación del terreno o terrenos sobre los cuales se levanta el edificio o conjunto, por su nomenclatura, área y linderos, indicando el título o títulos de adquisición y los correspondientes folios de matrícula inmobiliaria.
- La identificación de cada uno de los bienes de dominio particular de acuerdo con los planos aprobados por la Oficina de Planeación Municipal o Distrital o por la entidad o persona que haga sus veces.
- La determinación de los bienes comunes, con indicación de los que tengan el carácter de esenciales, y de aquellos cuyo uso se asigne a determinados sectores del edificio o conjunto, cuando fuere el caso.
- Los coeficientes de copropiedad y los módulos de contribución, según el caso.
- La destinación de los bienes de dominio particular que conforman el edificio o conjunto, la cual deberá ajustarse a las normas urbanísticas vigentes. - Las especificaciones de construcción y condiciones de seguridad y salubridad del edificio o conjunto.
Además de este contenido básico, los reglamentos de propiedad horizontal incluirán las regulaciones relacionadas con la administración, dirección y control de la persona jurídica que nace por ministerio de esta ley y las reglas que gobiernan la organización y funcionamiento del edificio o conjunto.
Luego de constituida la propiedad horizontal, esta se debe inscribir en la alcaldía municipal o distrital del lugar de ubicación del edificio o conjunto.
Contrate con nosotros y obtendrá el mejor servicio del mercado.
Nuestros clientes gozan de Asesoria para las Asambleas de la Copropiedad. Citaciones, Desarrollo de las Asambleas, elaboración y revisión de Actas.
Un ejemplo son las vacaciones. Se coordina y se planea, cuánto hay que gastar en pasajes o gasolina, comidas y hospedaje, visto todo eso entonces sabrás cuánto necesitas para desarrollar la actividad.
Para las copropiedades y como regla de vida, la importancia de llevar un presupuesto se refleja en los siguientes puntos:
Con un presupuesto, se controla el dinero.
Conoces en qué gastas y puedes proyectar en qué invertir.
Genera estrategias para multiplicar la inversión realizada.
Le dice al dinero a donde ir, en lugar de preguntarse a dónde fue.
Ayuda a clasificar los rubros de la copropiedad (Contabilidad, Vigilancia, Servicios Públicos, Mantenimiento, Aseo y limpieza, entre otros).
Permite determinar cuales son los costos fijos y pactar una suma de dinero para ellos.
Con un presupuesto se pueden realizar proyecciones y tomar decisiones a mediano y largo plazo.
Se pueden determinar los costos variables (refrigerio, papelería, insumos de aseo y seguridad).
Con el histórico de los años pasados se puede determinar cuál será el aumento del presupuesto anual con base en la inflación e impuestos.
Puedes destinar un monto de dinero para remodelaciones, innovación y tecnología.
El presupuesto es la herramienta que permite realizar una planeación, administración y control del flujo del dinero y de las inversiones. Lo que genera transparencia en el uso de los recursos monetarios de la copropiedad y de las empresas.
La propiedad horizontal esta sometida al régimen especial dispuesto por la Ley 675 de 2001, por lo que no tiene la obligación de presentar sus cuentas de acuerdo con el Plan Único de Cuentas (PUC), pero en virtud de las funciones y obligaciones encomendados a los órganos de dirección será necesario que mantenga un sistema organizado de contabilidad, que permita mantener organizado y actualizado el estado de cuentas de la copropiedad.
Documentos contables de la propiedad horizontal
Su bien el régimen de propiedad horizontal no es preciso en cuanto a los documentos contables que deba llevar la propiedad horizontal, estos se presentan en las funciones del administrador donde señala que este deberá llevar bajo su dependencia y responsabilidad la contabilidad de la copropiedad, y son los siguientes:
1. Inventario y Balance general de las cuentas del ejercicio anterior
2. Presupuesto anual, incluyendo el pago de seguros de zonas comunes
3. Cuentas de cobro de las obligaciones de los propietarios de unidades privadas con la copropiedad
4. Recibos de los pagos recaudados por concepto de las obligaciones de propietarios y terceros con la copropiedad.
5. Comprobante de egreso sobre los pagos efectuados a terceros por concepto de servicios o suministros realizados a la copropiedad para garantizar su funcionamiento.
6. Libro auxiliar donde se registren las transacciones realizadas, Libro de bancos, Libro de Mayor y balance, Libro Diario
7. Libro de actas, teniendo en cuenta las disposiciones establecidas en la Ley 675 de 2001, respecto del merito ejecutivo que prestan las obligaciones de las copropietarios y que en estas se deja constancia de los valores aprobados por la asamblea, así como de las disposiciones económicas que afectan a los copropietarios.
Cabe señalar que muchos programas para computador -software-, están diseñados para suministrar, bajo un mismo programa, la información anterior, además de otra que puede ser del interés de la copropiedad. En todo caso será importante que en el momento de que la copropiedad decida adquirir un software de estos, se efectúe un estudio especifico de las necesidades de la copropiedad y los beneficios de cada software.
Plan Único de Cuentas (no necesario)
Las propiedades horizontales están sometidas al régimen establecido por la Ley 675 de 2001, por lo que estas no son obligadas a presentar sus cuentas de acuerdo con lo establecido en el Plan Único de Cuentas PUC, pero será importante considerar los principales elementos de este y llevar siempre un sistema organizado de contabilidad dependiendo del tamaño de la copropiedad, el cual deberá ser llevado por personal especializado o con conocimientos del tema, según el tamaño de la copropiedad.
Balance
El balance "es el estado de o informe financiero que permite conocer la situación financiera de la copropiedad...Esta conformado por la cuenta de activo, pasivo y patrimonio".
El activo corresponde a los recursos que se encuentran en cajo o en bancos, las cuentas por cobrar, títulos, los bienes muebles que tenga la propiedad y los bienes inmuebles que pueda tener la copropiedad.
El pasivo corresponde a las obligaciones que tiene la copropiedad tales como servicios públicos, impuestos y en general acreedores.
El patrimonio se refiere al valor que resulta de restar los pasivos a los activos.
Los principios fundamentales en que debe reposar el balance son:
1. Claridad: el balance debe ser claro, de modo que permita conocer de manera rápida y fácil la situación de la copropiedad. La claridad es un requisito legal impuesta a toda contabilidad en general. No significa, lo anterior, que el balance debe hacerse en la forma que deba entenderse por cualquier lego, pero es necesario que su compilación y redacción respondan a las normas contables usuales y presenten una titulación de los diversos rubros que permita ser entendida con algunos conocimientos.
2. Veracidad y exactitud: el balance debe ser veraz y exacto, quiere decir que no debe falsear ni ocultar ninguna circunstancia referente a la situación patrimonial e la copropiedad y debe expresar lo mejor posible los valores que integran los pasivos y activos. El balance interesa a los órganos de administración y dirección de la copropiedad, pues permite conocer la situación real de esta, así como también a los demás copropietarios que estén interesado en fiscalizar y/o conocer la situación de su copropiedad.
3. Uniformidad de los criterios de valorización: si bien es cierto que el balance se refiere a un ejercicio determinado, es de gran utilidad e interés el poder estudiar de forma comparativa balances de ejercicios sucesivos, con el fin de establecer el proceso o evolución, ya sea favorable o desfavorable. Lo anterior es posible si todos los balances se compilan de conformidad con un plan uniforme, de ahí nuestra recomendación de seguir lo establecido en el PUC.
La legislación en materia de balance general para copropiedades no se ha desarrollado, pero, como lo hemos venido haciendo en este libro, realizaremos ciertas recomendaciones por analogía, ante la ausencia de normas al respecto para copropiedades. El balance y la cuenta de resultados deberán anexarse las siguientes informaciones:
Propietarios con sus respectivos coeficientes de propiedad
Inversiones realizadas
El detalle de las cuentas de orden con su valor y fecha de vencimiento
Un estudio de las cuentas que hayan tenido modificaciones importantes en relación con el balance anterior, y los índices que se consideren necesarios y su comparación con los balances anteriores.
Cabe señalar que la aprobación del balance por parte de la asamblea general de propietarios o el consejo de administración, no exonerará de responsabilidad al administrador, contador y revisor fiscal que hayan desempeñado dichos cargos durante el ejercicio a que se contraiga tal documento.
1. ¿Qué es la acción de tutela?
La acción de tutela es un mecanismo consagrado en el artículo 86 de la Constitución Política de 1991, que tiene toda persona para reclamar ante los jueces, en todo momento y lugar, la protección judicial inmediata de sus derechos fundamentales.
Soló procede cuando no se dispone de otro medio de defensa judicial, salvo cuando se utilice como mecanismo transitorio para evitar un perjuicio irremediable.
2. ¿Cuándo procede la acción de tutela?
La acción de tutela procede cuando un derecho fundamental haya sido vulnerado o amenazado por la acción u omisión de cualquier autoridad pública.
También procede contra acciones u omisiones de los particulares: cuando estos prestan un servicio público; cuando su actividad afecta grave e injustificadamente un interés colectivo; cuando existe una relación de indefensión o subordinación entre dos particulares.
Igualmente, via doctrina jurisprudencial, se considera que la acción de tutela procede contra providencias judiciales, siempre que se verifique el cumplimiento de los requisitos generales o causales genéricas de procedibilidad enunciados en la Sentencia C – 590 de 2005 de la Honorable Corte Constitucional.
3. ¿Quiénes son competentes para conocer la acción de tutela?
De conformidad con el artículo 37 del decreto 2591 de 1991, son competentes para conocer de la acción de tutela, a prevención, los jueces o tribunales con jurisdicción en el lugar donde haya ocurrido la afectación o vulneración del derecho fundamental.
4. ¿Cuánto tiempo se demora el juez en resolver la acción de tutela?
La acción de tutela debe ser resuelta en el término de diez días contados a partir de la radicación de la solicitud.
5. ¿Qué derechos protege la acción de tutela?
La acción de tutela garantiza la protección de los derechos constitucionales fundamentales. (Artículo 2° del decreto 2591 de 1991).
Dentro de los derechos fundamentales que se protegen encontramos, entre otros:
- Derecho a la vida (Artículo 11 CP/91)
- Derecho a la integridad personal (Artículo 12 CP/91)
- Derecho a la igualdad (Artículo 13 CP/91)
- Derecho a la personalidad jurídica (Artículo 14)
- Derecho al honor, la intimidad, la propia imagen y el habeas data (Artículo 15 CP/91)
- Derecho al libre desarrollo de la personalidad (Artículo 16 CP/91)
- Prohibición a la esclavitud (Artículo 17 CP/91)
- Libertad de conciencia (Artículo 18 CP/91)
- Libertad de cultos (Artículo 19 CP/91)
- Libertad de expresión e información (Artículo 20 CP/91)
- Derecho a la honra (Articulo 21 CP/91)
- Derecho a la paz (Artículo 22 CP/91)
- Derecho de petición (Artículo 23 CP/91)
- Libertad de locomoción y residencia (Artículo 24 CP/91)
- Derecho al trabajo (Artículo 25 CP/91)
- Libertad de escoger profesión u oficio (Artículo 26 CP/91)
- Libertad de enseñanza (Artículo 27 CP/91)
- Libertad personal (Artículo 28 CP/91)
- Derecho al debido proceso (Artículo 29 CP/91)
- Habeas Corpus (Artículo 30 CP/91)
- Derecho a doble instancia (Artículo 31 CP/91)
- Derecho de asilo (Artículo 36 CP/91)
- Derecho de reunión (Artículo 37 CP/91)
- Derecho de asociación (Artículo 38 CP/91)
- Derecho de sindicalización (Artículo 39 CP/91)
- Derechos políticos (Artículo 40 CP/91)
No obstante lo anterior, también puede tutelarse la protección de derechos que si bien de manera directa no son considerados derechos de primera generación (fundamentales), su afectación o vulneración, por conexidad, afecta o vulnera de manera directa derechos que si son constitucionales fundamentales.
Un claro y recurrente ejemplo es el caso del derecho a la salud. En efecto, la Constitución Política de 1991 no consagro este derecho, como un derecho fundamental. Está consagrado en el artículo 49 dentro del capítulo correspondiente a los derechos sociales, económicos y culturales que son considerados derechos de segunda generación.
Sin embargo, se ha venido reconociendo jurisprudencialmente, al derecho a la salud como un derecho fundamental. Por ejemplo, la Corte Constitucional ha manifestado que “La salud es uno de aquellos bienes que por su carácter inherente a la existencia digna de los hombres, se encuentra protegido, especialmente en las personas que por su condición económica, “física” o mental, se hallen en circunstancias de debilidad manifiesta (C:N: art. 13). Este derecho así entendido, busca el aseguramiento del fundamental derecho a la vida (C.N. art. 11) por lo cual su naturaleza asistencial impone un tratamiento prioritario y preferencial por parte del poder público y el legislador, con miras a su protección efectiva…(Corte Constitucional, Sentencia T 484 de agosto 11 de 1992)
6. ¿Existe algún término señalado para poder interponer la acción de tutela?
Actualmente no existe vigente un término que establezca la caducidad de la acción, no obstante, la Corte Constitucional vía jurisprudencial, estableció como requisito la inmediatez, estableciendo que para interponer la acción de tutela se debe observar un término razonable desde la ocurrencia del hecho que la origina.
7. ¿Qué debe contener la acción de tutela?
La solicitud de tutela debe contener como mínimo:
• La identificación del solicitante, indicando el lugar de su residencia.
• Identificar la parte contra quien se pretende tutelar los derechos vulnerados. (Autoridad pública o particular).
• Una relación detallada y clara de los hechos, que describa la acción o la omisión de la autoridad pública o del particular, con las cuales se afecta o vulnera el derecho fundamental.
• Una exposición y argumentación del derecho que se considere se ha afectado o vulnerado y/o se encuentre amenazado.
• Manifestación bajo la gravedad del juramento que no ha presentado tutela sobre los mismos hechos.